Asapreneurs, tantangan dalam dunia bisnis terus muncul dan berkembang dengan berbagai variasi, untuk dapat terus bersaing dalam bisnis, maka harus terus melakukan perubahan dan peningkatan pada bisnis . Namun pengambilan langkah perubahan yang kurang tepat dapat membuat potensi gagal dalam bisnis meningkat! Jangan sampai hal ini terjadi dalam bisnis anda!
Banyak perusahaan yang gagal dan bangkrut akibat tidak bisa beradaptasi dan melakukan perubahan.Untuk menghadapi tantangan perubahan diperlukan strategi terstruktur yang dapat menjadi pedoman agar bisnis dapat tetap dalam jalur dan mencapai tujuannya. Oleh karena itu diperlukan skill Change Management yang tepat untuk mengelola & membuat perubahan mulai dari perencanaan, koordinasi, hingga implementasinya.
Bagaimana dengan sistem manajemen bisnis anda? Apakah bisnis anda sudah menerapkannya ? Berikut akan kita bahas mengenai Change Management mulai dari pengertian, manfaat, dan cara atau langkah yang dapat anda lakukan, agar bisnis anda semakin berkembang dan berjalan efektif!
Pengertian Change Management
Change Management merupakan sistem pengelolaan terstruktur dalam proses perubahan individu, tim atau organisasi dari awal hingga akhir, meliputi perencanaan, implementasi, hingga penetapan perubahannya.
Tujuan dari Implementasi Change Management atau manajemen perubahan adalah agar bisnis dapat berjalan lebih efisien, mampu beradaptasi dengan perubahan situasi dari waktu ke waktu, dan tercapainya tujuan bisnis sesuai dengan perencanaan. Implementasi dari Change Management atau manajemen perubahan antara lain perubahan teknologi, perubahan proses, sistem dan hierarki atau susunan struktur organisasi. Implementasi tersebut dapat berbeda tergantung sesuai jenis perusahaan, kondisi perusahaan, kebutuhan dan sifat yang dibutuhkan.
Change Management memerlukan strategi perencanaan mulai dari komunikasi hingga hubungan dengan pihak yang berkepentingan seperti owner, manajer dan lain lain, hal ini dilakukan agar strategi dan keputusan perubahan yang akan diterapkan dapat dipahami oleh semua pihak, tugas dan fungsi dari setiap bagian dapat tersampaikan dengan jelas, dan skill dan sumber daya yang dimiliki oleh individu atau tim sudah memenuhi kebutuhan dan beradaptasi.
Apa Pentingnya Business Plan bagi Perusahaan?
Manfaat Change Management bagi Perusahaan
Segala bentuk perubahan pasti akan membawa manfaat, penggunaan strategi dalam Change Management akan menambah manfaat perubahan dan menjadi tepat sasaran sesuai perencanaan.
Manfaat dari penerapan Change Management antara lain ;
- Mampu menghadapi perubahan dan beradaptasi
Adanya strategi dan Change Management membantu perusahaan untuk menghadapi perubahan perubahan yang akan terjadi karena struktur dan sistem perusahaan telah dirancang dan disesuaikan dengan perubahan tersebut. Change Management membantu organisasi atau perusahaan untuk beradaptasi dalam pasar sehingga terus dapat mempertahankan posisinya di pasar.
- Peningkatan efektivitas dan efisiensi
Penggunaan metode Change Management meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan karena adanya perubahan dalam sistem organisasi dan teknologinya jadi mendorong produktivitas dapat lebih besar dengan waktu yang lebih singkat, kinerja perusahaan menjadi lebih optimal secara keseluruhan.
- Peningkatan produktivitas karyawan
Dari segi produk atau jasa, efektivitas dan efisiensi yang meningkat secara otomatis akan meningkat lebih banyak produk atau jasa karena produksinya semakin mudah dan cepat. Dari segi karyawan, produktivitas meningkat karena tugas dan fungsi masing masing bagian lebih jelas dan mudah sehingga karyawan tidak merasa terbebani dan melakukan pekerjaannya.
- Kualitas produk dan jasa meningkat
Peningkatan produktivitas dan memiliki sistem Change Management terstruktur membantu meningkatkan kualitas produk dan jasa kepada konsumen dan menciptakan kepuasaan bagi konsumen sehingga dapat terus dipercaya konsumen dan kasar.
- Mengurangi risiko kegagalan perubahan
Memiliki strategi perencanaan jauh lebih baik, daripada hanya menjalankan kegiatan tanpa rencana. Adanya Change Management membantu perusahaan untuk dapat bertahan menghadapi perubahan dan beradaptasi sehingga risiko kegagalan berkurang.
Lalu bagaimakah Caranya?
- Persiapkan organisasi untuk perubahan
Sebelum merancang dan menerapkan Change Management, hal pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan organisasi. Manager perlu untuk mensosialisasikan kepada karyawan agar karyawan memiliki pemahaman dan kesadaran terkait rencana perubahan yang akan dilakukan. Selain itu hal ini juga ditujukan untuk memperoleh dukungan dari karyawan, dan menghindari hambatan kedepannya.
- Persiapkan strategi
Setelah organisasi sudah siap untuk perubahan, Manager perlu merealisasikan dan merancang strategi Change Management. Untuk memperoleh hasil optimal maka strategi tersebut harus detail meliputi ;
- Strategic Goals : Apa tujuan yang ingin dicapai? Apa tujuan perubahan yang mem
- Key Performance Indicators : Apa dasar indikator penilaian perubahannya? Bagaimana cara pengukuran indikatornya? Apa variable yang harus dihapus?
- Project Stakeholders and Team : Siapa yang akan mengawasi perubahan? Siapa yang bertanggung jawab dalam implementasi ini?
- Project Scope : Apa langkah dan tindakan yang akan dimasukan dalam perencanaan? Apa yang menjadi lingkup proyek? Apa yang berada diluar lingkup proyek?
- Mengembangkan strategi dan manajemen risiko
Rencana strategi Change Management ditinjau kembali secara detail dan terstruktur, lalu menilai tingkat risikonya, agar dapat membantu implementasi lebih efektif dan mengurangi risiko.
- Implementasikan
Apabila strategi Change Management sudah matang maka eksekusi rencana tersebut sesuai perencanaan. Selama dalam proses implementasi perubahan pada struktur perusahaan, strategi, sistem, proses, perilaku karyawan, atau aspek lainnya, Change Manager perlu membantu karyawan untuk terus mengambil langkah inisiatif, menyelesaikan masalah yang akan timbul, dan komunikasi berulang visi dan misi organisasi untuk membantu mengingat alasan perubahan dilakukan.
- Amati dan awasi
Lakukan pendampingan selama proses Change Management berlangsung, amati segala progress dan kendala yang terjadi, dan awasi kegiatan kinerja perusahaan dan karyawan agar tetap sesuai dengan rencana.
- Evaluasi dan Analisis
Evaluasi dan Analisis strategi Change Management yang telah dilaksanakan sebelumnya. Amati perkembangan `pasca melakukan Change Management dan kendala yang masih ada.