Standard Operating Procedure (SOP) memberikan arahan yang jelas dan instruksi terperinci yang diperlukan untuk melaksanakan tugas atau operasi tertentu dengan konsisten dan efisien.
Tujuan dasar dari SOP adalah untuk memberikan instruksi yang jelas dan ringkas untuk pelaksanaan rutin yang konsisten di dalam organisasi.
Dengan menawarkan panduan langkah demi langkah tentang bagaimana tugas harus dilakukan, SOP bertujuan untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan konsisten, efisien, dan aman, tanpa memedulikan siapa yang melakukan tugas tersebut.
Langkah 1: Identifikasi Proses atau Tugas (Method)
Langkah pertama dalam membuat SOP (Standard Operating Procedure) internal adalah mengidentifikasi proses atau tugas yang perlu didokumentasikan. Ini bisa mencakup apa saja, mulai dari mengelola pertanyaan pelanggan hingga mengelola inventaris. Kuncinya adalah memilih proses yang krusial untuk kesuksesan bisnis.
Langkah ini sangat penting karena menjadi dasar untuk seluruh SOP. Mengidentifikasi proses atau tugas melibatkan pemahaman tentang cakupan proses, mengapa proses tersebut penting, dan apa hasil atau deliverable yang diharapkan.
Langkah 2: Definisikan Langkah-langkah (Method)
Langkah kedua dalam membuat SOP (Standard Operating Procedure) Proses Internal adalah mendefinisikan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses atau tugas yang diidentifikasi pada Langkah 1. Langkah ini melibatkan pemecahan proses menjadi komponen-komponennya dan merinci setiap langkah secara detail.
Untuk memulai, sangat penting untuk mengidentifikasi semua tindakan yang perlu diambil untuk menyelesaikan proses atau tugas tersebut. Ini melibatkan pemecahan proses menjadi komponen-komponennya dan mengidentifikasi setiap langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses dengan sukses. Misalnya, jika prosesnya adalah mengelola pertanyaan pelanggan, langkah-langkahnya bisa meliputi:
- Menerima pertanyaan dari pelanggan
- Mencatat pertanyaan dalam sistem layanan pelanggan
- Menetapkan pertanyaan kepada perwakilan layanan pelanggan
- Menyelidiki pertanyaan dan memberikan solusi kepada pelanggan
- Menutup pertanyaan dalam sistem layanan pelanggan
Langkah 3: Menyusun Langkah demi Langkah dalam SOP (Method)
Langkah ini mengatur langkah-langkah yang telah didefinisikan pada Langkah 2 ke dalam urutan yang logis. Langkah ini melibatkan peninjauan langkah-langkah yang telah didefinisikan dan mengidentifikasi cara paling efektif untuk menyusunnya demi efisiensi dan kejelasan maksimum.
Untuk memulai, penting untuk meninjau langkah-langkah yang didefinisikan pada Langkah 2 dan mempertimbangkan bagaimana mereka saling terkait. Ini melibatkan menganalisis alur kerja dan mengidentifikasi ketergantungan atau saling ketergantungan antara langkah-langkah. Misalnya, jika Langkah 1 harus diselesaikan sebelum Langkah 2 dapat dimulai, penting untuk memastikan langkah-langkah tersebut diatur dengan benar.
Langkah 4: Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab (Man)
Langkah 4 dalam membuat SOP (Standard Operating Procedure) Proses Internal adalah menetapkan peran dan tanggung jawab untuk setiap langkah dari proses yang didefinisikan pada Langkah 2. Langkah ini melibatkan identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dan apa peran spesifik mereka dalam proses.
Pastikan bahwa setiap orang yang ditugaskan memiliki pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab mereka dan bagaimana peran mereka berkontribusi pada keseluruhan proses. Komunikasikan dengan jelas harapan dan persyaratan untuk setiap peran, serta pastikan bahwa semua anggota tim memahami tugas mereka dan bagaimana mereka berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.
Langkah 5: Sertakan Material, Mesin, Maupun Dokumen Pendukung
Langkah 5 dalam membuat SOP (Standard Operating Procedure) Proses Internal adalah menyertakan dokumen pendukung maupun penggunaan mesin, atau material yang memberikan informasi tambahan dan panduan bagi anggota tim yang mengikuti SOP. Langkah ini melibatkan identifikasi dokumen, template, atau sumber daya yang diperlukan untuk membantu anggota tim memahami dan mengikuti proses yang didefinisikan dalam SOP.
Langkah 6: Tinjau dan Uji SOP
Pada langkah ini, kita akan meninjau dan menguji SOP sebelum menerapkannya. Langkah ini memastikan bahwa SOP lengkap, akurat, dan efektif dalam mencapai tujuan yang dimaksudkan.
Untuk memulai, perlu untuk meninjau seluruh SOP guna memastikan bahwa semua langkah telah didefinisikan dengan jelas dan akurat, peran dan tanggung jawab telah ditetapkan dengan tepat, dan semua dokumen pendukung yang diperlukan telah disertakan. Peninjauan ini sebaiknya dilakukan oleh anggota tim yang tidak terlibat dalam pembuatan SOP untuk memastikan perspektif yang objektif.
Langkah 7: Memperbarui SOP Secara Berkala
Langkah terakhir adalah memperbarui SOP sesuai kebutuhan secara berkala. Langkah ini melibatkan peninjauan dan pembaruan SOP secara rutin untuk memastikan SOP tetap akurat dan efektif dalam mencapai tujuan yang dimaksudkan.
Untuk memulai, tetapkan jadwal tinjauan rutin untuk SOP. Ini dapat melibatkan peninjauan SOP secara triwulanan, tahunan, atau lebih sering jika proses atau tugas yang didefinisikan dalam SOP sering mengalami perubahan.
Setelah penyesuaian atau perbaikan dilakukan, penting untuk meninjau dan menguji SOP lagi sebelum menerapkannya secara lebih luas. Ini bisa melibatkan melakukan uji coba tambahan dengan anggota tim yang berbeda atau dalam setting yang berbeda untuk memastikan SOP efektif dalam berbagai situasi.